We zien steeds meer en meer disclaimers verschijnen in het dagelijkse e-mail-verkeer. Het gaat vaak om zeer omvangrijke blokken tekst, met erg verregaande verklaringen. Gaande van een bedrijf dat zich voor een deel van zijn aansprakelijkheid wilt ontdoen tot een hele reeks stappen die een verkeerde ontvanger van een e-mail moet ondernemen.
De vraag rijst natuurlijk of deze e-mail disclaimers werkelijk zo bindend zijn, of dat het louter om een soort afschrikkingsmiddel gaat. En ook: of je daaraan moet meedoen?
Maar wat is een e-mail disclaimer precies?
Een e-mail disclaimer is een stukje tekst waarmee de afzender probeert bepaalde afspraken af te dwingen. Meestal vind je dit op het eind van een e-mail, na de ondertekening.
De afzender probeert hiermee zich ervan af te maken wanneer de e-mail eventuele foute informatie zou bevatten. Of via deze disclaimers probeert men er ook voor te zorgen dat de informatie alleen door de bestemmeling wordt gebruikt.
Een voorbeeld van zo’n disclaimer luidt als volgt:
“De inhoud van deze e-mail en de bijgevoegde bestanden is strikt vertrouwelijk en enkel bestemd voor de geadresseerde. Als u niet de bedoelde geadresseerde bent of deze e-mail per vergissing hebt ontvangen, dient u de afzender daarvan onmiddellijk op de hoogte te brengen en deze e-mail en de bijgevoegde bestanden te vernietigen. Het kopiëren, verdelen of ander gebruik van deze e-mail en de bijgevoegde bestanden is strikt verboden. De auteur van deze mail streeft ernaar informatie en advies te verlenen op een zorgvuldige manier, rekening houdend met de beschikbare informatie. De gegeven informatie of het verleende advies kunnen X dan ook slechts verbinden als dit duidelijk uit de boodschap blijkt en binnen de informatie die ons ter beschikking was gesteld. De geadresseerde dient de authenticiteit en integriteit van deze e-mail en de bijgevoegde bestanden te controleren. Zij kunnen virussen bevatten en het komt aan de geadresseerde toe het bericht op eventuele virussen te controleren. Noch de afzender, noch X aanvaardt enige aansprakelijkheid voor om het even welke schade die voortvloeit uit ontvangst of gebruik van deze e-mail als gevolg van fouten of vertraging in de verzending via internet.”
Bovenstaande is geen grap ….
Waarom een e-mail disclaimer?
Er zijn verschillende beweegredenen denkbaar voor het gebruik van een e-mail disclaimer.
Vertrouwelijkheid
Ten eerste probeert men het vertrouwelijk karakter te benadrukken en verzekeren. Het is inderdaad zo dat via e-mails regelmatig vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld. Het kan dus zeker geen kwaad om daar de aandacht op te vestigen.
Wanneer je dit echter “standaard” doet, gaat je boodschap wel verloren. Waarom zou een e-mail waarin je bevestigt tegen het einde van de week een offerte door te sturen, immers vertrouwelijk zijn? Op die manier wordt er afbreuk gedaan aan toekomstige e-mails die écht als vertrouwelijk bestempeld worden.
Aansprakelijkheid
Ten tweede probeert men vaak de dans te ontspringen. Bijvoorbeeld voor de schade die volgt uit potentiële fouten in de betreffende e-mail. In juridisch jargon: men probeert zijn aansprakelijkheid te ontlopen.
Vaak specifieert de verzender ook dat de e-mail geen rechten kan verlenen. Of dat het aan de ontvanger is om de e-mail te controleren op mogelijke virussen.
Problemen bij adressering
Een andere reden voor het gebruik van een e-mail disclaimer is om een eventuele verkeerde adressering op te vangen.
GDPR
Een laatste en steeds meer actuele reden is om de geadresseerde op de hoogte te stellen van een mogelijke dataverzameling. Zeker nu GDPR meer en meer een hot topic is, informeren sommige gebruikers van een e-mail disclaimer de ontvangers dat hun e-mailverkeer bewaard kan worden.
Heeft zo’n disclaimer eigenlijk juridische waarde?
Geen akkoord, geen gevolgen?
Zonder voorgeschiedenis is de email louter eenrichtingsverkeer.
Of het nu gaat over vertrouwelijkheid, of over een aansprakelijkheidsbeperking, of over de verplichting om iets te vernietigen wanneer je niet de geadresseerde was: de bestemmeling heeft hier geen vinger in de pap te brokken.
Er is dus geen overeenkomst, en je kan dit niet zomaar afdwingen van een willekeurige geadresseerde. Stel je immers voor dat je in de e-mail disclaimer zou schrijven “Betaal me binnen de 15 dagen 1.000 EUR” ….
Wél een éénzijdige verbintenis
Het gebruik van de e-mail disclaimer zou echter wél een gevolg kunnen hebben, zij het dan een ongewenst gevolg.
Wat je schrijft, kan immers wél aan jou worden toegerekend. Als je dus schrijft dat je email met de grootste zorg is opgesteld, dan leg je de lat hoog, en zorg je er maar beter voor dat dit inderdaad ook zo is!
En als je informatie meedeelt over de verwerking van persoonsgegevens, dan is het ook aan te raden dat je zegt wat je doet, en dat je doet wat je zegt!
Heeft de e-mail disclaimer dan helemaal geen zin?
E-mail disclaimers kunnen wel nuttig zijn en bijdragen tot transparantie tussen de ontvanger en de verzender. Zo kun je als verzender laten blijken dat de verstuurde mail of bijlagen voor jou een vertrouwelijk karakter hebben. Dit kan sowieso al een goeie start zijn om de ontvanger te doen nadenken voordat hij de informatie zou verspreiden. Wil je dit echter ook kunnen afdwingen, dan is het sterk aan te raden om vooraf een vertrouwelijkheidsovereenkomst af te sluiten!
Nadelen
Aan het gebruik van een e-mail disclaimer zijn echter vooral nadelen verbonden.
Trop is te veel
Zo kan deze vaak heel uitbundige tekst afschrikkend werken tegenover de geadresseerde.
In het geval van nieuwe klanten of partners kan het meteen willen ontdoen van aansprakelijkheid en opleggen van bepaalde verplichtingen, ontmoedigend werken. Ook de vaak voorkomende foutieve juridische claims in zo’n e-mail-disclaimer zijn niet aantrekkelijk voor iemand die al een juridische achtergrond heeft.
Doe jezelf de das niet om
Een ander nadeel zit hem in de bewering dat er gestreefd wordt om op zo’n zorgvuldig mogelijke manier informatie en advies te verstrekken (waarbij men impliciet probeert zich te verontschuldigen als het dan toch eens misloopt).
Hierdoor wordt er een bepaald gewicht aan de e-mail gegeven die bij een eventueel geschil in het nadeel van de verzender kan spelen. Als verzender zal je dan minder snel een excuus kunnen vinden bij het maken van enkele slordigheidsfoutjes. Je hebt immers beweerd alles op een zorgvuldige manier uit te voeren.
Conclusie
Hoewel het gebruik van een e-mail disclaimer niet volledig nutteloos lijkt, is dit toch eerder overbodig. Het verleent namelijk niet meteen extra rechten aangezien het steeds om een eenzijdige verklaring gaat. Het enige nut is dan ook als afschrikkingsmiddel. Als je daarnaast rekening houdt dat er ook meteen enkele nadelen bij kijken, dan kom je tot de vaststelling dat je het gebruik van deze e-mail disclaimers best vermijdt.
Wil je weten hoe je dan wél de vertrouwelijkheid kan verzekeren, of controleren of je voldoende transparant bent omtrent je gegevensverwerking? Aarzel dan niet om ons te contacteren via hallo@dejuristen.be .
Geschreven door Romeo Van Overbeke, Trainee deJuristen, en Kris Seyen, Partner deJuristen
