Nous voyons de plus en plus de disclaimers apparaître dans le trafic quotidien de courriers électroniques. Il s’agit souvent de très gros blocs de texte contenant des affirmations d’une grande ampleur. Cela va d’une entreprise qui souhaite se décharger d’une partie de sa responsabilité à toute une série de mesures que le destinataire incorrect d’un courriel doit prendre.
La question se pose, bien entendu, de savoir si ces disclaimers de courrier électronique sont vraiment si contraignants ou s’ils ne sont qu’une sorte de moyen de dissuasion. Et aussi: devez-vous participer?
Mais qu’est-ce que, au juste, un disclaimer de courrier électronique?
Un disclaimer de courrier électronique est un texte par lequel l’expéditeur tente de faire respecter certains accords. Il se trouve généralement à la fin d’un courriel, après la signature.
L’expéditeur tente de s’en débarrasser lorsque l’e-mail contient des informations erronées. Ou bien, par le biais de ces disclaimers, ils tentent également de garantir que les informations ne sont utilisées que par le destinataire.
Un exemple d’un tel disclaimer se lit comme suit:
« Le contenu de cet e-mail et des fichiers joints est strictement confidentiel et destiné au seul destinataire. Si vous n’êtes pas le destinataire prévu ou si vous avez reçu cet e-mail par erreur, veuillez en informer immédiatement l’expéditeur et détruire cet e-mail et les fichiers joints. Toute copie, distribution ou autre utilisation de cet e-mail et des fichiers joints est strictement interdite. L’auteur de cet e-mail s’efforce de fournir des informations et des conseils de manière prudente, en tenant compte des informations disponibles. Les informations données ou les conseils délivrés ne peuvent donc engager X que si cela ressort clairement du message et des informations mises à notre disposition. Le destinataire doit vérifier l’authenticité et l’intégrité de cet e-mail et des fichiers joints. Ils peuvent contenir des virus et il appartient au destinataire de vérifier l’absence de virus dans le message. Ni l’expéditeur ni X n’acceptent de responsabilité pour tout dommage résultant de la réception ou de l’utilisation de ce courrier électronique en raison d’erreurs ou de retards dans la transmission par Internet. »
Ce qui précède n’est pas une blague ….
Pourquoi un disclaimer de courrier électronique?
Il y a plusieurs raisons d’utiliser un disclaimer dans les courriers électroniques.
Confidentialité
Tout d’abord, on essaie de souligner et d’assurer le caractère confidentiel. Il est en effet vrai que des informations confidentielles sont régulièrement échangées par courrier électronique. Cela ne peut donc certainement pas faire de mal d’attirer l’attention sur ce point.
Cependant, lorsque vous faites cela « par défaut », votre message est perdu. Pourquoi un e-mail dans lequel vous confirmez l’envoi d’un devis avant la fin de la semaine serait-il finalement confidentiel? De cette façon, les futurs courriels qui sont vraiment étiquetés comme confidentiels, seront compromis.
Responsabilité
Deuxièmement, les gens essaient souvent d’éviter toute responsabilité. Par exemple, pour les dommages qui découlent d’éventuelles erreurs dans le courrier électronique concerné. Dans le jargon juridique: on essaie d’échapper à sa responsabilité.
Souvent, l’expéditeur précise que l’e-mail ne peut conférer aucun droit. Ou qu’il appartient au destinataire de vérifier que le courrier électronique ne contient pas de virus.
Problèmes d’adressage
Une autre raison d’utiliser un disclaimer pour les e-mails est de faire face à une éventuelle erreur d’adressage.
RGPD
Une dernière raison, plus actuelle, est d’informer le destinataire d’une éventuelle collecte de données. En particulier maintenant que le RGPD est un sujet de plus en plus pressant, certains utilisateurs de disclaimer de courriel informent les destinataires que le trafic de leurs e-mails peut être stocké.
Un tel disclaimer a-t-il réellement une valeur juridique?
Pas d’accord, pas de conséquences?
Sans historique, l’e-mail est purement à sens unique.
Qu’il s’agisse de la confidentialité, d’une limitation de la responsabilité ou de l’obligation de détruire quelque chose si vous n’en êtes pas le destinataire: le destinataire n’a pas son mot à dire.
Il n’y a donc pas d’accord, et vous ne pouvez pas simplement l’imposer à un destinataire arbitraire. Imaginez, après tout, que vous écriviez dans le disclaimer du courrier électronique « Payez-moi 1 000 euros dans les 15 jours » …..
Un engagement unilatéral
L’utilisation du disclaimer de courrier électronique pourrait toutefois avoir une conséquence, bien qu’elle ne soit pas souhaitée.
Après tout, ce que vous écrivez peut vous être attribué. Ainsi, si vous écrivez que votre courriel a été rédigé avec le plus grand soin, vous placez la barre très haut et vous avez intérêt à vous assurer que c’est bien le cas!
Et si vous communiquez des informations sur le traitement des données à caractère personnel, il est également conseillé de dire ce que vous faites, et de faire ce que vous dites!
Le disclaimer de courriel n’est-il d’aucune utilité?
Les disclaimers dans les courriers électroniques peuvent être utiles et contribuer à la transparence entre le destinataire et l’expéditeur. En tant qu’expéditeur, vous pouvez faire savoir que vous considérez le courrier électronique envoyé ou les pièces jointes comme confidentiels. Cela peut déjà être un bon début pour que le destinataire réfléchisse à deux fois avant de diffuser l’information. Toutefois, si vous voulez pouvoir l’appliquer, il est fortement recommandé de conclure au préalable un accord de confidentialité!
Désavantages
Cependant, l’utilisation du disclaimer de courriel présente surtout des désavantages.
Trop est trop
Ce texte, souvent très exubérant, peut avoir un effet dissuasif sur le destinataire.
Dans le cas de nouveaux clients ou partenaires, le désir immédiat de supprimer la responsabilité et d’imposer certaines obligations peut être décourageant. De plus, les affirmations juridiques souvent erronées contenues dans un tel courriel ne sont pas attrayantes pour une personne qui a déjà une formation juridique.
Mieux vaut prévenir que guérir
Un autre désavantage réside dans l’affirmation selon laquelle l’objectif est de fournir des informations et des conseils aussi soigneusement que possible (et tente implicitement de s’excuser si les choses tournent mal).
Cela donne un certain poids à l’e-mail qui, en cas de litige, peut être en défaveur de l’expéditeur. En tant qu’expéditeur, vous avez moins de chances de trouver une excuse pour commettre quelques erreurs. Après tout, vous avez prétendu tout faire avec soin.
Conclusion
Bien que l’utilisation du disclaimer pour les e-mails ne semble pas complètement inutile, elle est plutôt superflue. Elle n’accorde pas immédiatement des droits supplémentaires puisqu’il s’agit toujours d’une déclaration unilatérale. Sa seule utilité est donc d’être dissuasive. Si vous tenez compte du fait qu’il existe également des désavantages, vous en conclurez qu’il est préférable d’éviter d’utiliser ces disclaimers de courriel.
Vous souhaitez savoir comment garantir la confidentialité ou vérifier si vous êtes suffisamment transparent quant au traitement de vos données personnelles? N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse hallo@dejuristen.be.
Rédigé par Romeo Van Overbeke, stagiaire lesJuristes, et Kris Seyen, associé lesJuristes
