Je bent ondernemer. Je doet zaken. Liefst met fijne klanten, en met oog voor een lange termijn. Maar soms loopt het mis. De verstandhouding verziekt, de handdruk lijkt vergeten. Waar sta je dan? Goede afspraken maken goede vrienden. Maar het is wanneer je geen goede vrienden meer bent, dat je die goede afspraken het hardste nodig hebt. Enter: de algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn schriftelijke (standaard) afspraken. Als leverancier van producten – maar zeker ook voor diensten – leg je deze op zonder onderhandeling met de tegenpartij. Bedoeling is dat de algemene voorwaarden dan gelden als contractueel kader voor de uitvoering van die diensten of levering van goederen aan jouw klanten.
Why bother? Wat is het belang van die algemene voorwaarden?
Een conflict is niet waar je op hoopt als je zaken doet. Maar wat als het zich toch voordoet? Dan bestaat de eerste stap erin om te kijken welke afspraken de partijen gemaakt hebben: op deze manier kan het conflict geobjectiveerd worden vanuit de rechten en verplichtingen van beide partijen. Om te weten welke bindende afspraken er gelden tussen partijen, kijk je best in de algemene voorwaarden.
Als ondernemer ben je niet verplicht om algemene voorwaarden op te maken of te gebruiken. Het belang van goede algemene voorwaarden in B2B relaties kan je echter moeilijk overschatten. Met sluitende algemene voorwaarden zorg je alvast voor de volgende quick wins:
- Je bepaalt zelf de (spel)regels (zo regel je bijvoorbeeld: de beperking van aansprakelijkheid, zorg je voor een ‘stok achter de deur’ indien klanten niet of laattijdig betalen…);
- Algemene voorwaarden scheppen vooraf duidelijkheid, zodat je sterker staat in geval van juridische conflicten;
- Algemene voorwaarden zorgen voor tijdwinst: met duidelijke algemene voorwaarden moet je geen energie steken in het telkens opnieuw onderhandelen van contracten en de opvolging daarvan;
- Tijdswinst betekent ook kostenbesparing;
- Algemene voorwaarden, duidelijk afgestemd op jouw business, geven blijk van professionalisme.
Kan je jouw algemene voorwaarden zomaar inroepen?
Het is niet omdat je algemene voorwaarden op de achterzijde van je facturen staan, dat je deze voorwaarden ook met succes kan inroepen. Jouw algemene voorwaarden zijn dus niet “zomaar” van toepassing.
Om je op jouw algemene voorwaarden te kunnen beroepen moet jouw klant:
- de kans gekregen hebben om kennis te nemen van jouw algemene voorwaarden en;
- die kans gekregen hebben vóór de totstandkoming van de overeenkomst (en dus niet pas wanneer hij de factuur ontvangt);
- de algemene voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaard
Of deze voorwaarden ingevuld zijn, hangt af van verschillende factoren. Er is in elk geval een verschil of je in een B2B setting werkt dan wel in een B2C context.
In B2B relaties zal men sneller oordelen dat de tegenpartij de algemene voorwaarden aanvaard heeft. Bijvoorbeeld wanneer deze jouw factuur niet protesteert, of jouw offerte (met op de achterzijde jouw algemene voorwaarden) ondertekent.
Om jouw algemene voorwaarden te kunnen inroepen ten aanzien van consumenten (in een B2C context), ligt de lat hoger. Je zal als ondernemer moeten kunnen aantonen dat de consument de voorwaarden expliciet aanvaard heeft.
One size fits all?
Algemene voorwaarden bestaan in allerlei maten en gewichten. Ongeacht de business waarin je als onderneming actief bent, lijkt het van belang om minstens volgende aspecten te regelen in jouw algemene voorwaarden:
Toepassingsgebied van de voorwaarden
Algemene voorwaarden maken duidelijk in welke gevallen ze van toepassing zijn. Zo kan je bijvoorbeeld voorzien dat jouw voorwaarden van toepassing zijn op aanbiedingen en offertes, maar ook op elk begin van uitvoering van diensten of levering van producten.
Bovendien kan je regelen dat de voorwaarden van de tegenpartij niet van toepassing zijn, zelfs al staat in die voorwaarden het omgekeerde vermeld. Let hierbij wel op voor de “battle of the forms” (meer hierover in een afzonderlijke blog volgende week).
Duur en beëindiging
De duur van je relatie met je klant is zeer essentieel, en onderdeel van je zakelijk voorstel. Idealiter verwijzen je algemene voorwaarden dan ook naar de offerte voor wat dit onderdeel betreft.
Verder bepalen jouw algemene voorwaarden ook op welke manier de klant kan opzeggen. Daarbij is het goed een ‘slag om de arm’ te voorzien in geval de klant voortijdig opzegt. Het is immers mogelijk dat je als ondernemer al kosten gemaakt hebt voor het project bij de klant, door bijvoorbeeld al hardware aan te kopen bij je externe leverancier. Indien de klant je op dat moment ‘laat zitten’ wil je die gemaakte kosten graag recupereren of schadevergoeding vragen.
Daarnaast is minstens even belangrijk om voor jou als ondernemer voldoende mogelijkheden in te bouwen om onder een overeenkomst uit te geraken. Bijvoorbeeld in geval tekortkoming in hoofde van de klant en beëindiging, in geval van faillissement van jouw klant,…
Prijs en prijswijzigingen
Duidelijkheid over voorwerp en de prijs zijn essentieel. Vanuit een zakelijke insteek, maar ook juridisch als basisvoorwaarde om van een geldige overeenkomst te kunnen spreken.
In de context van ICT-diensten is een transparante prijsbepaling niet altijd even vanzelfsprekend: sommige projecten worden aan een vaste prijs uitgevoerd (fixed price), andere op T&M basis, of nog op basis van een combinatie.
In geval van langdurende projecten is het zinvol om een mechanisme van prijsindexatie in te bouwen. Deze indexatie laat je als ICT-leverancier toe om jaarlijks de prijzen die in de offerte bepaald hebt, te laten stijgen. Let wel op: onder Belgisch recht is dit wel onderworpen aan wat beperkingen, en is het vooral uit den boze om gewoon te verwijzen naar een algemene index!
Verder voorzien je algemene voorwaarden best ook een clausule die je toelaat om eventuele externe prijsstijgingen door te rekenen. We denken dan bv. aan de externe partner bij wie je de hardware aankoopt om in te zetten in jouw projecten bij klanten.
Betalingstermijn
In de algemene voorwaarden bepaal je binnen welke termijn de klant de facturen moet betalen. Hoe sneller, hoe beter, maar let hierbij in elk geval wel op dat de wetgever recent verstrengingen heeft ingevoerd over de maximale duur van de betalingstermijn.
Daaraan gekoppeld is het van belang om voldoende ‘stokken achter de deur’ in te bouwen voor het geval jouw klant niet (tijdig) betaalt. Denk daarbij aan de mogelijkheid om interesten en schadevergoeding aan te rekenen.
Verder is het ook zinvol om de mogelijkheid te voorzien de uitvoering van jouw diensten op te schorten tot de openstaande facturen voldaan zijn.
Middelenverbintenis vs. resultaatsverbintenis
Wanneer je verbintenissen aangaat is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen een inspanningsverbintenis en een resultaatsverbintenis.
In geval van een resultaatsverbintenis, verbind je je als leverancier (van diensten) tot het behalen van bepaalde resultaten. Bereik je het beloofde resultaat niet, dan ben je in beginsel aansprakelijk voor het niet nakomen van die verbintenis. Je kan hier enkel aan ontsnappen door als leverancier het bewijs te leveren dat je hieraan niets kon verhelpen, meer nog, dat je dit zelfs niet had kunnen voorzien.
In geval van een inspanningsverbintenis verbind je je er als leverancier toe om je best te doen om een bepaald resultaat te behalen. Zo lees je bijvoorbeeld in clausules van een inspanningsverbintenis dat de ICT leverancier zich er toe verbindt om software te leveren ‘zoals beschreven in de technische specificaties’ maar verder dat de leverancier ‘het project uitvoert volgens de meest recente standaarden gangbaar in de sector’ of nog ‘volgens de regels van de kunst’. Het is in dat geval aan de ontevreden klant om te bewijzen dat je als leverancier niet de inspanningen geleverd die van een professionele partij verwacht kunnen worden.
Beperking van aansprakelijkheid
Als ICT-leverancier (net als andere aanbieders van goederen of diensten) kan je in geval contractbreuk gedwongen worden een schadevergoeding te betalen aan de klant. In dergelijk geval geef je best geen “carte blanche” maar beperk je die vergoeding tot bv. de waarde van de overeenkomst.
Bijkomend is het ook goed om een aantal uitsluitingsgronden op te nemen: we denken dan aan het uitsluiten van je aansprakelijkheid in geval er schade optreedt wanneer de klant de door jouw geleverde software combineert met software of hardware van een externe leverancier of wanneer de klant de software gebruikt op een manier of voor een toepassing waarvoor de software niet gemaakt is.
Verbod op afwerving
Eens een softwareprogramma geschreven en opgeleverd is, moet het natuurlijk nog verder onderhouden worden. Wie kan dit beter dan de developer zelf? Het is verleidelijk voor de klant om jouw personeel dat voor de ontwikkeling instond, na de oplevering zelf in dienst te nemen.
Daarom is aangewezen om een clausule in je algemene voorwaarden op te nemen die dergelijke afwerving van jouw personeel (zowel bedienden als consultants waarmee je een contract hebt) verbiedt.
Intellectuele eigendom
Klanten stellen vaak: “ik betaal dus ik wil alle IP hebben”. Let hier toch mee op: als je de geleverde of ontwikkelde software overdraagt aan de klant ben je deze ‘kwijt’ en kan je deze niet meer inzetten in andere projecten.
Echter, in vele gevallen is overdracht van IP niet nodig en is de klant voldoende geholpen met een gebruiksrecht/licentie op de software. Het is dan wel van belang om de scope van dergelijk gebruiksrecht voldoende af te bakenen door op te nemen: of de licentie exclusief of niet-exclusief is, voor welke termijn de licentie geldt, of de licentie kosteloos dan wel betalend is,…
Algemene voorwaarden op maat van jouw onderneming? Hoe begin je er aan?
Het opstellen van algemene voorwaarden doe je best niet door een modelletje van een concurrent te kopiëren of van het internet te halen. De risico’s van die aanpak liggen voor hand maar worden vaak genegeerd.
Algemene voorwaarden kunnen fouten bevatten, zijn vaak verouderd of soms ontbreken er essentiële bepalingen. Maar het belangrijkste argument om niet zomaar voorwaarden te kopieren is wellicht dat de algemene voorwaarden van een concurrent of andere leverancier niet of onvoldoende afgestemd zijn op jouw specifieke businessmodel of aanbod.
Vakkundige ondersteuning voor het opstellen van je algemene voorwaarden?
Heb je nog geen algemene voorwaarden? Of heb je al algemene voorwaarden maar zijn ze toe aan een grondige revisie?
Wil je weten of je huidige algemene voorwaarden nog voldoen aan de meest recente wetgeving (zoals de B2B wetgeving of de wijziging van de wet Betalingsachterstand)? Wil je weten of de huidige versie van jouw algemene voorwaarden je voldoende beschermen en/of voldoende afgestemd zijn op jouw business?
Contacteer ons geheel vrijblijvend via contact@dejuristen.be. Ons team van specialisten vertrekt steeds van jouw concrete business case en kan je ondersteunen bij het opstellen en/of nakijken van sluitende algemene voorwaarden.
Geschreven door Sarah Dello, Senior Legal Adviser deJuristen, en Kris Seyen, Partner deJuristen
