Vous êtes un entrepreneur. Vous faites des affaires. De préférence avec de bons clients, et avec un œil sur le long terme. Mais parfois, les choses vont mal. La relation se dégrade, la poignée de main semble oubliée. Où cela vous mène-t-il? Les bons accords font les bons amis. Mais c’est lorsque vous n’êtes plus de bons amis que vous avez le plus besoin de ces bons accords. Entrez: les conditions générales.
Les conditions générales?
Les conditions générales sont des accords écrits (standard). En tant que fournisseur de produits – mais certainement aussi de services – vous les imposez sans négocier avec l’autre partie. L’objectif est que les conditions générales s’appliquent ensuite en tant que cadre contractuel pour l’exécution de ces services ou la livraison de produits à vos clients.
Pourquoi se donner la peine? Quelle est l’importance de ces conditions générales?
Un conflit n’est pas ce que l’on espère lorsqu’on fait des affaires. Mais que faire si cela se présente? La première étape consiste alors à examiner les accords conclus entre les parties: de cette manière, le conflit peut être objectivé du point de vue des droits et des obligations des deux parties. Pour savoir quels accords contraignants s’appliquent entre les parties, il est préférable de consulter les conditions générales.
En tant qu’entrepreneur, vous n’êtes pas obligé de rédiger ou d’utiliser des conditions générales. Cependant, l’importance de bonnes conditions générales dans les relations B2B ne peut être surestimée. Avec de solides conditions générales, vous pouvez obtenirles gains rapides suivants :
- Vous déterminez vous-même les règles (par exemple: la limitation de la responsabilité, vous prévoyez un bon moyen de pression si les clients ne paient pas ou paient en retard…);
- Les conditions générales créent la transparence à l’avance, afin que vous soyez plus fort en cas de conflits juridiques;
- Les conditions générales font gagner du temps: avec des conditions générales précises, vous ne devez pas dépenser votre énergie à renégocier et à suivre les contrats à chaque fois;
- Gagner du temps signifie également réduire les coûts;
- Des conditions générales, clairement adaptées à votre entreprise, font preuve de professionnalisme.
Pouvez-vous invoquer vos conditions générales juste comme ça?
Ce n’est pas parce que vos conditions générales figurent au dos de vos factures que vous pouvez les invoquer avec succès. Vos conditions générales ne s’appliquent pas « comme ça« .
Pour pouvoir invoquer vos conditions générales, votre client doit:
- avoir eu l’occasion de prendre connaissancede vos conditions générales, et
- avoir eu la possibilité de le faire avant la signature de contrat (et pas seulement lorsqu’il reçoit la facture);
- avoir acceptéexplicitement ou implicitement les conditions générales.
Le fait que ces conditions sont remplies dépend de différents critères. Dans tous les cas, il y a une différence selon que vous travaillez dans un cadre B2B ou dans un contexte B2C.
Dans les relations B2B, il est plus probable que l’on juge que l’autre partie a accepté les conditions générales. Par exemple, lorsqu’ils ne protestent pas contre votre facture, ou lorsqu’ils signent votre offre (avec vos conditions générales au dos).
Pour pouvoir invoquer vos conditions générales à l’encontre des consommateurs (dans un contexte B2C), la barre est plus haute. En tant qu’entrepreneur, vous devrez être en mesure de prouver que le consommateur a explicitement accepté les conditions.
Une taille unique pour tous?
Les conditions générales existent dans toutes les formes et toutes les tailles. Indépendamment de l’activité dans laquelle vous êtes actif en tant que société, il semble important d’inclure au moins les aspects suivants dans vos conditions générales:
Champ d’application des conditions
Les conditions générales précisent dans quels cas elles s’appliquent. Par exemple, vous pouvez stipuler que vos conditions générales s’appliquent aux propositions et aux offres, mais aussi à toute livraison de service ou de produit au démarrage.
Vous pouvez également stipuler que les conditions générales de l’autre partie ne s’appliquent pas, même si ces conditions stipulent le contraire. Ce faisant, prenez garde à la « bataille des formulaires » (nous y reviendrons dans un autre blog la semaine prochaine).
Durée et fin
La durée de votre relation avec votre client est très importante et constitue une partie de votre proposition commerciale. Idéalement, vos conditions générales devraient donc faire référence à l’offre en ce qui concerne cette rubrique.
Vos conditions générales déterminent également comment le client peut terminer le contrat. Il est bon de laisser une marge au cas où le client résilie le contrat de façon prématurée. Après tout, il est possible qu’en tant qu’entrepreneur, vous ayez déjà effectué des dépenses pour le projet avec le client, par exemple en achetant du matériel informatique auprès de votre fournisseur externe. Si le client vous laisse tomber à ce moment-là, vous voudrez récupérer les frais encourus ou demander une compensation.
En outre, il est tout aussi important de prévoir suffisamment de possibilités pour vous, en tant qu’entrepreneur, de sortir d’un accord. Par exemple, en cas de défaillance du client et de terminaison, en cas de faillite de votre client, etc
Prix et changements de prix
La clarté sur l’objet et le prix est essentielle. D’un point de vue commercial, mais aussi d’un point de vue juridique, c’est une condition de base pour pouvoir parler d’un accord valide.
Dans le contexte des services TIC, la transparence des prix n’est pas toujours évidente: certains projets sont réalisés à un prix fixe, d’autres sur une base T&M, ou même sur une combinaison des deux.
Dans le cas de projets à long terme, il est logique d’intégrer un mécanisme d’indexation des prix. Cette indexation vous permet, en tant que fournisseur de TIC, d’augmenter chaque année les prix qui ont été fixés dans l’appel d’offres. Attention: en vertu de la loi belge, ceci est soumis à certaines restrictions, et il est particulièrement inapproprié de se référer simplement à un index général!
En outre, vos conditions générales devraient également comporter une clause vous permettant de répercuter toute augmentation externe des prix. Par exemple, le partenaire externe auprès duquel vous achetez le matériel qui sera utilisé dans vos projets pour les clients.
Délai de paiement
Dans les conditions générales, vous déterminez le délai dans lequel le client doit payer les factures. Le plus tôt sera le mieux, mais dans tous les cas, n’oubliez pas que le législateur a récemment introduit des règles strictes concernant la durée maximale du délai de paiement.
Dans le même ordre d’idées, il est important de prévoir un nombre suffisant de » épée dans les reins au cas où votre client ne paierait pas (à temps). Pensez à la possibilité de facturer des intérêts et des dommages et intérêts.
Il est également utile de prévoir la possibilité de suspendre l’exécution de vos services jusqu’au paiement des factures impayées.
Obligation de moyens vs. obligation de résultat
Lors de la prise d’engagements, il est important de faire la distinction entre une obligation de moyens et une obligation de résultat.
Dans le cas d’une obligation de résultat, vous vous engagez en tant que fournisseur (de services) à atteindre certains résultats. Si vous n’obtenez pas le résultat promis, vous êtes en principe responsable de l’inexécution de cette obligation. Vous ne pouvez y échapper qu’en prouvant, en tant que fournisseur, que vous n’auriez pas pu remédier à la situation, voire que vous n’auriez pas pu la prévoir.
Dans le cas d’une obligation de moyens, le fournisseur s’engage à faire de son mieux pour atteindre un certain résultat. Par exemple, dans les clauses d’une obligation de moyens, on peut lire que le fournisseur de TIC s’engage à livrer un logiciel « tel que décrit dans les spécifications techniques » mais aussi que le fournisseur « réalisera le projet conformément aux normes les plus récentes applicables dans le secteur » ou « conformément aux règles de l’art ». Dans ce cas, c’est au client mécontent de prouver que, en tant que fournisseur, vous n’avez pas fait les efforts que l’on peut attendre d’une partie professionnelle.
Limitation de la responsabilité
En tant que fournisseur de TIC (tout comme d’autres fournisseurs de biens ou de services), vous pouvez être obligé de verser une indemnité au client en cas de rupture de contrat. Dans ce cas, il est préférable de ne pas donner « carte blanche » mais de limiter l’indemnisation à la valeur du contrat, par exemple.
En outre, il est bon d’inclure un certain nombre de motifs d’exclusion: par exemple, vous pouvez exclure votre responsabilité si des dommages surviennent lorsque le client combine le logiciel que vous avez fourni avec un logiciel ou un matériel provenant d’un fournisseur externe, ou lorsque le client utilise le logiciel d’une manière ou pour une application pour laquelle il n’a pas été conçu.
Interdiction de recrutement
Une fois qu’un programme software a été écrit et livré, il doit bien sûr être maintenu. Qui peut le faire mieux que le développeur lui-même? Il est tentant pour le client d’engager votre personnel de développement après la livraison.
C’est pourquoi il est conseillé d’inclure dans vos conditions générales une clause interdisant le recrutement de ce type de personnel (tant les cols blancs que les consultants avec lesquels vous avez un contrat).
Propriété intellectuelle
Les clients disent souvent: « Je paie pour avoir toute la propriété intellectuelle« . Soyez prudent: si vous remettez le software livré ou développé au client, vous l’avez perdu et ne pouvez pas l’utiliser dans d’autres projets.
Cependant, dans de nombreux cas, le transfert de la propriété intellectuelle n’est pas nécessaire et le client est suffisamment aidé par un droit d’utilisation/licence du software. Il est alors important de limiter suffisamment l’étendue d’un tel droit d’utilisation en précisant: si la licence est exclusive ou non, pour quelle période la licence est valable, si la licence est gratuite ou payante, etc.
Des conditions générales adaptées à votre entreprise? Comment commencer?
Il est préférable de ne pas rédiger des conditions générales en copiant un modèle d’un concurrent ou en le téléchargeant de l’Internet. Les risques de cette approche sont évidents mais sont souvent négliges.
Les conditions générales peuvent contenir des fautes, être dépassées ou parfois manquer de dispositions essentielles. Mais l’argument le plus important pour ne pas simplement copier les conditions générales est probablement que les conditions générales d’un concurrent ou d’un autre fournisseur ne sont pas, ou pas suffisamment, adaptées à votre modèle d’entreprise ou à votre proposition spécifique.
Soutien professionnel pour la rédaction de vos conditions générales?
Vous n’avez pas encore de conditions générales? Ou bien avez-vous déjà des conditions générales, mais elles ont besoin d’être révisées en détail?
Voulez-vous savoir si vos conditions générales actuelles sont toujours conformes à la législation la plus récente (telle que la législation B2B ou la modification de la loi sur les retards de paiement)? Vous voulez savoir si la version actuelle de vos conditions générales vous protège suffisamment et/ou est suffisamment adaptée à votre activité?
Contactez-nous sans aucune obligation àcontact@dejuristen.be. Notre équipe de spécialistes part toujours de votre dossier commercial concret et peut vous aider à rédiger et/ou à réviser des conditions générales solides.
Rédigé par Sarah Dello, conseillère juridique principale deJuristen, et Kris Seyen, associé deJuristen